Perché Passare dal Cartaceo al Digitale?

Perchè Passare dal Cartaceo al Digitale?
Anna Brancaccio

Anna Brancaccio

Il mondo è in continuo aggiornamento!

Ed Infatti, anche se molti sono ancora restii su questo cambiamento, non stupisce che sempre più persone decidono di abbandonare i vecchi metodi composti da carta e penna per lasciare spazio alla tecnologia.

 

Cartaceo al Digitale

 

Ci sono altri, invece, che pur passando al digitale, non riescono completamente ad abbandonare il mondo del cartaceo, specialmente nella gestione documentale; come ad esempio la fatturazione elettronica, ancora sconosciuta nelle nostre radici trascurando che si tratta comunque di un'operazione più pratica, veloce e trasparente.

Ma perché, nonostante i pareri discordanti, il digitale sembra avere così successo?

Se sei un’azienda intenzionata a passare al digitale, in questo articolo parleremo di alcuni suoi benefici:

- Velocità:

- Sicurezza;

- Risparmio.

Perché possiamo dire che il digitale garantisce velocità?

Questo aspetto è il più evidente e scontato.
L’utilizzo del cartaceo sicuramente richiede più tempo di un documento digitale. Sia per quanto riguarda la ricerca effettiva del documento digitale in un archivio, che con un semplice click può essere trovato, sia anche quando lo si vuole inviare ad altri. Inoltre non c’è il rischio di perderlo.

Perché garantisce sicurezza?

Il documento in formato cartaceo, oltre al fatto che può essere perduto, ha anche il rischio che possa essere consultato da tutti i dipendenti. Naturalmente stiamo parlando di quei documenti che hanno ad esempio una valenza legale. Con il digitale, questo rischio si riduce, garantendo una maggiore protezione dando l’accesso solo a chi è autorizzato.

Digitale

 

Attenzione però! Archiviare non significa semplicemente salvare sul pc, ma conservare la completa documentazione aziendale utilizzando procedimenti che garantiscono la giusta organizzazione, ad esempio indicare se si tratta di un documento di entrata o di uscita, la tipologia di documento (es. fattura, preventivo, comunicazioni, etc..), data, oggetto, tipo di documento (es: mail, fax, etc..).

Perché promuove il risparmio?

Chiaro! Il risparmio di denaro è evidente se consideriamo che tutti gli acquisti fatti per creare un archivio cartaceo sono eliminati, come anche la riduzione di spazio dedicati ad armadi, schedari, faldoni, raccoglitori ecc..
Anche se non c’è migliore risparmio nel tempo di ricerca che si impiega nel trovare documenti o scriverli.

Insomma.. passare dal cartaceo al digitale è comodo, ma bisogna prendersi del tempo per organizzarsi! Ma soprattutto.. occhio a non dimenticare la password!

Per quanto riguarda, invece, la ricerca della clientela?
Anche quella, grazie alla tecnologia è diventata più facile e veloce!
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